Otimizar a lista de verificação é indispensável para qualquer empresa ou organização que busca a excelência operacional e o aprimoramento contínuo de suas atividades.
Ela auxilia na padronização de processos, na identificação de problemas e na garantia da qualidade dos produtos e serviços oferecidos.
Neste contexto, o módulo de Checklist do SULTS surge como a solução ideal para melhorar esse processo. Trata-se de uma ferramenta de verificação eletrônica que permite às franquias, por exemplo, planejar, acompanhar e executar suas atividades de forma mais eficiente e prática.
Para mais, tem como princípio aprimorar consultorias de campo e inaugurações de lojas, oferecendo uma averiguação completa. Com ele, é possível fazer a gestão das lojas com perguntas, respostas, identificação de problemas e planos de ação.
Conheça abaixo mais sobre este módulo Checklist do SULTS, o que é, como usá-lo, além dos seus recursos para aumentar a eficiência da franquia. Veja!
- Módulo checklist: otimizando os processos de uma franquia
- Funcionalidade do módulo Checklist na rotina de uma franquia
- Principais recursos e configurações
Módulo checklist: otimizando os processos de uma franquia
Sabe-se que o módulo Checklist é uma das funcionalidades do SULTS, uma plataforma de gestão de projetos e processos que integra diversas soluções para franquias. Essa ferramenta, tem como objetivo criar listas de tarefas personalizadas, com diferentes níveis de prioridade, prazos, responsáveis e status de andamento.
A plataforma, através dessa ferramenta, permite que as equipes externas, como consultores de campo, planejem, acompanhem e executem suas atividades com agilidade e precisão.
Através de smartphones, tablets ou notebooks, é possível aplicar checklists personalizados, adicionar peso nas questões para priorização e registrar todas as informações relevantes em uma área específica. Para franquias, se mostra extremamente útil em auxiliar diversas demandas, confira abaixo algumas delas!
Padronização e excelência operacional
Com o módulo de Checklist, os franqueados alcançam uma gestão mais eficaz em todas as unidades, padronizando os procedimentos de acordo com as diretrizes da franqueadora.
A partir dessa padronização, há uma melhora na execução consistente das tarefas, nisso, os níveis de qualidade dos produtos e serviços oferecidos se elevam, como também, ajudam a aumentar a reputação e reconhecimento da marca no mercado.
Otimização do desempenho
Nesse caso, os franqueados podem agilizar suas operações diárias. As tarefas são planejadas, acompanhadas e executadas de forma mais rápida e precisa.
Isso ocorre através do agendamento e efetuação de checklists em dispositivos móveis, facilitando o acesso para executar os afazeres de maneira mais dinâmica.
Ao mesmo tempo, atinge uma maior produtividade, reduz custos desnecessários e, consequentemente, aumenta a rentabilidade do negócio.
Monitoramento em tempo real
Com essa funcionalidade, os gestores podem acompanhar de forma ágil e eficiente o status das soluções propostas e das ações corretivas implementadas em cada unidade da rede.
O acesso em tempo real às informações permite uma comunicação mais eficiente e colaborativa entre a franqueadora e as unidades franqueadas.
Capacitação e comunicação eficiente
Com essa funcionalidade, os gestores podem criar listas de verificação específicas para o treinamento de novos funcionários e para atualizações de conhecimentos e habilidades dos colaboradores já existentes.
Dessa forma, abrange desde a apresentação dos valores e cultura da franquia até tarefas particulares para cada função dentro do negócio.
Funcionalidade do módulo Checklist na rotina de uma franquia
Acompanhar a rotina de uma franquia é primordial para garantir o cumprimento das normas estabelecidas e a qualidade dos produtos ou serviços ofertados.
A lei nº 8.955/1994, conhecida como a lei de franquias, regulamenta o sistema de franquias empresariais no Brasil e estabelece a obrigatoriedade de fornecer informações cruciais aos franqueados, como os deveres, direitos e responsabilidades de ambas as partes.
Tal qual, o monitoramento das unidades franqueadas permite que a franqueadora verifique se os padrões e processos estão sendo seguidos adequadamente, garantindo a consistência da marca e a satisfação dos clientes.
Logo, o módulo Checklist do SULTS torna essas visitas de campo mais ágeis e ativas, justamente, por conta da interface amigável, intuitiva e de fácil acesso aos franqueados. Essa função, abrange também listas de tarefas personalizadas para cada unidade, o que permite verificar facilmente as atividades a serem realizadas em cada visita.
Ainda, apresenta um layout responsivo, o que representa um diferencial significativo para a experiência do usuário.
Com um design responsivo, o sistema consegue se adaptar de forma inteligente a diferentes dispositivos e tamanhos de tela, proporcionando uma visualização e interação fluídas tanto em computadores desktop como em smartphones e tablets.
Através dessa agilidade, os franqueados podem interagir mais com os funcionários das unidades, identificar melhorias, tornando as visitas mais produtivas e contribuindo para o sucesso da franquia.
Principais recursos e configurações
O módulo Checklist do SULTS também apresenta soluções versáteis para demandas mais específicas do dia a dia, pois fornece uma gama de recursos e configurações dentro do sistema que auxilia em determinado procedimento. Confira estes recursos, abaixo!
Descrição de avaliação com seções, questão e filtros de questões
Esta lista de verificação cria descrições detalhadas de avaliações, dividindo-as em seções e questões mais filtradas.
Além disso, é possível aplicar filtros para direcionar as questões de acordo com as necessidades de cada avaliação, garantindo uma abordagem personalizada e precisa.
Identificação de inconformidades e aplicação de planos de ações personalizados
Ao realizar uma avaliação, o sistema identifica automaticamente as inconformidades encontradas e possibilita a aplicação de planos de ações personalizados.
Esses planos são criados manualmente e gerados automaticamente pela plataforma, agilizando o processo de correção de problemas.
Possibilidade de subquestões em cada questão
Para uma avaliação mais detalhada e abrangente, o módulo Checklist permite adicionar subquestões a cada questão principal.
A funcionalidade faz uma análise minuciosa dos processos e procedimentos, facilitando a identificação de áreas de melhorias.
Disponibilidade de recursos nas etapas de check-in e check-ou
Durante as etapas de check-in e check-out, os usuários podem adicionar recursos relevantes às avaliações.
É possível fazer anexos de imagens para ilustrar determinadas situações, coletar assinaturas para validar a realização da avaliação
Separação por status (todos, validação (edição, fechamento) e concluído)
O módulo Checklist do SULTS oferece uma organização eficiente das avaliações por status, permitindo aos usuários acompanhar o andamento das tarefas de forma clara e organizada.
Pode-se visualizar todas as avaliações, aquelas em processo de validação ou fechamento, bem como as concluídas.
Adição de peso nas questões
Para enfatizar a importância de determinadas questões, o sistema também permite a adição de pesos nas avaliações, atribuindo maior relevância a certos aspectos.
Isso ajuda a direcionar a atenção para áreas-chave do negócio ou da operação, garantindo uma abordagem mais estratégica e focada.
Ranqueamento de nota e execuções
O uso de ranqueamento de notas e execuções, propicia aos usuários a avaliar o desempenho de diferentes unidades ou colaboradores em relação aos checklists realizados.
Dessa maneira, esse recurso permite uma análise comparativa e uma visão clara do progresso ao longo do tempo.
Possibilidade de agendamento de mais de um checklist para apresentação na agenda
Por meio da agenda desse módulo, os usuários podem agendar a realização de múltiplas avaliações em datas e horários específicos.
Dado isso, há uma programação mais eficiente das atividades, garantindo que todas as avaliações sejam conduzidas dentro do prazo estabelecido.
Enfim,
Com o módulo Checklist do SULTS, a otimização das operações de uma franquia se torna mais eficiente para o mercado. Sendo, uma ferramenta facilitadora e indispensável para o crescimento contínuo de uma empresa.
Por ser um recurso versátil, adaptável e dinâmico, capaz de atender às necessidades específicas de cada negócio, impulsionando a produtividade, melhorando a gestão do tempo, facilitando a comunicação e colaboração entre as equipes, bem como, o monitorando o progresso e o desempenho dos projetos de forma excelente.
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