Após ler esse artigo, temos a certeza de que você entenderá o quanto é importante o investimento em checklist para a rede de franquias.
O checklist funciona como um importante instrumento de padronização de processos e não é à toa que as redes de franquias ganham muito ao utilizar essa ferramenta, uma vez que precisam garantir que os processos da rede sejam seguidos a fim de manter os parâmetros de qualidade dos produtos.
Trata-se de uma lista de verificação criada por supervisores da rede que, ao ser aplicada durante uma auditoria de loja, por exemplo, pode identificar falhas na execução de alguns procedimentos essenciais à unidade, incluindo erros de natureza humana, como falta de atenção ou falhas de memória. Seu propósito é assegurar que todas as fases da operação sejam efetivadas conforme o programado.
Por isso, o checklist é considerado um dos mais importantes instrumentos de qualidade. O procedimento é tão utilizado que já ultrapassou o âmbito dos negócios, sendo aplicado até mesmo na nossa vida pessoal. Um exemplo disso é quando utilizamos um planner para a listagem das tarefas do dia ou a lista de compras do supermercado.
Veja algumas das funcionalidades de aplicar o checklist em redes de franquias:
- Conferir se todos os métodos de gestão estão de acordo com os manuais da rede;
- Analisar as competências dos colaboradores que vão executar as atividades na unidade de operação;
- Certificar que os treinamentos repassam as informações precisas e essenciais;
- Confirmar se todas as matérias-primas foram entregues à organização pelos fornecedores;
- Comprovar o padrão de qualidade do produto e do serviço prestado diretamente ao consumidor.
Sistemas de Checklist que facilitam a vida
Não é novidade para ninguém que os recursos tecnológicos já fazem parte da rotina de trabalho dentro da empresa. E a tecnologia não poderia deixar que o procedimento manual, repetitivo e exaustivo de aplicar checklists em pranchetas de papel passasse batido!
Os sistemas de gestão vieram com tudo para garantir que os processos e projetos da rede sejam otimizados, incluindo a aplicação das listas de verificação em situações como auditorias, consultorias de campo, abertura de nova unidade etc. Existem diversos softwares desse tipo no mercado, mas é preciso tomar cuidado para escolher aquele que realmente corresponda às demandas do seu negócio.
Não são todos os softwares que possuem todas os recursos necessários aos diversos departamentos e setores de uma rede franqueadora – alguns atendem muito bem ao setor de marketing, mas os demais colaboradores ainda precisam de outros sistemas para realizarem suas tarefas. Sendo assim, o mais importante é que essa plataforma seja o mais completa possível para que você não perca tempo nem dinheiro na contratação de diversas delas.
São muitas as vantagens em utilizar um sistema de gestão. Veja algumas a seguir:
- Padroniza processos em consonância aos padrões da rede;
- Garante o fluxo de informação sem ruídos;
- Aumenta a transparência de procedimentos internos e externos;
- Reduz a burocracia no trâmite de processos;
- Aprimora o clima organizacional da empresa;
- Torna o negócio mais competitivo e mais próximo da excelência;
- Possibilita um ambiente de trabalho mais seguro, agradável e produtivo;
- Fortalece a percepção de marca entre o público interno e externo.
Falando em softwares de gestão eficientes, conheça o SULTS no próximo tópico:
SULTS: Checklist para franquia
O SULTS é um software de gestão especializado em redes de franquia, mas que também atende muito bem redes de filiais, associações e redes de licenciamento.
Você que está lendo este artigo, provavelmente está interessado em otimizar a aplicação de lista de verificação no seu negócio. Então, conheça o Módulo Checklist da SULTS!
Com o sistema Checklist SULTS aplicado em franquias, você poderá criar e personalizar seus próprios modelos de checklist para atender às demandas da sua rede. Todos os dados obtidos após a aplicação da lista de verificação em situações como inspeções e auditorias, por exemplo, ficarão armazenados em nuvem para que você acesse onde e quando quiser.
Após configurar o checklist, basta aplica-lo de um smartphone, laptop ou tablet com acesso à internet. Depois disso, você terá em suas mãos informações valiosas a partir das quais você poderá criar planos de ação pertinentes e gerar relatórios detalhados sobre os procedimentos adotados.
Veja como funciona na prática:
- Crie o checklist como quiser
Crie a sua lista de verificação online no SULTS a partir das suas necessidades. Personalize a seu critério: quantidade de questões, tipos de respostas etc.
- Aplique e responda o checklist
Em campo, os consultores responderão ao checklist tendo em mãos computadores, tablets ou smartphones. Em cada resposta eles poderão inserir comentários, fotos e planos de ação.
- Proponha planos de ação
Após a conclusão do checklist pelo supervisor, o plano de ação fica disponível às unidades. Com isso, o supervisor também poderá monitorar o que está sendo feito ou não e em qual estágio se encontra o procedimento.
- Finalize o checklist
O supervisor poderá validar ou rejeitar as mudanças na conduta da unidade provenientes do plano de ação proposto. Após finalizado o ciclo, o sistema disponibilizará relatórios para que seja feita a avaliação do desempenho da loja avaliada.
Se você gostou da nossa dica e concorda que o sistema de gestão tem que ser completo, saiba mais sobre o SULTS!
Conheça melhor o SULTS!
SULTS é o software de gestão mais completo do mercado que atende muito bem às necessidades de gerenciamento de redes de franquias, de filiais, de associações, de redes de licenciamento e de diversos outros segmentos, como alimentação, indústria, drogaria, educação, entre outros. Com mais de 20 módulos integrados, o SULTS tem tudo o que você precisa para gerenciar a comunicação, engajar seus colaboradores, garantir a qualidade do seu negócio, aumentar a produtividade e conduzir todas as atividades do dia a dia no ambiente de trabalho.
Com o SULTS você se conecta com os seus franqueados de uma maneira totalmente inovadora: construindo relacionamentos mais significativos e duradouros, conhecendo melhor suas necessidades, identificando novas oportunidades e resolvendo os problemas de comunicação da sua rede de franquias de forma mais ágil.
Além da possibilidade de direcionar leads, colaboradores e franqueados, você poderá acompanhar oportunidades, atividades, interações e ter a visibilidade de todos os estágios de negociação. Seus registros podem conter desde anotações de chamadas e conversas sobre negociações e orçamentos, até arquivos compartilhados. Ainda, você pode configurar o seu software para criar listas diárias de tarefas, programar o disparo de comunicados, acionar e-mails, aplicar checklists, disponibilizar cursos e treinamentos à equipe, criar agenda compartilhada, entre outros recursos.
Acessando os bancos de dados criados no sistema de gestão, você tem acesso a uma gama de informações sobre a operação do seu negócio, como a performance dos colaboradores, os relatórios obtidos na consultoria de campo, pedidos de compra, treinamentos realizados e muito mais. Nesse sentido, é possível analisar esses dados e definir, junto ao seu time, o que deve ser aprimorado para que o sucesso de toda a rede seja atingido.
Conheça 5 dos principais módulos do SULTS:
Módulo Checklist: O checklist é um dos módulos mais utilizados pelos usuários SULTS, porque ele é adaptável, dinâmico e serve para diversas situações, como supervisão de lojas, auditorias, consultorias de campo etc. “Mas eu consigo criar um checklist específico para cada situação, definindo os tipos de resposta, por exemplo?” Sim! Sabemos que cada rede de franquias é única e que cada unidade também possui as suas peculiaridades. Por isso, no Checklist SULTS você consegue não só personalizá-lo a gosto, mas também partir das respostas obtidas para criar planos de ação e acompanhá-los de perto.
Módulo Chamados: Você saberia me dizer quantos chamados sua equipe realizou nos últimos 15 dias? Quantos deles foram atendidos? Quantos permanecem pendentes? Se as respostas forem não, está na hora de repensar sobre a importância desse registro. Mas fique tranquilo que o SULTS está aqui para te ajudar! O ponto chave do módulo de chamados online da nossa plataforma é a centralização e o registro de toda comunicação dentro da empresa. Quando o chamado é criado, é possível gerenciá-lo pelo quadro Kanban, categorizá-lo por assunto, definir os responsáveis por ele, criar uma estimativa de quando ele será atendido e, ainda, acompanhar o nível de satisfação dos atendimentos. Tudo isso em apenas alguns minutos.
Módulo Implantação de Unidades: Negociação, check! Então é hora de implantar mais uma unidade. “Mas quais são as etapas que devo seguir? Quando regularizar o alvará? Quando iniciar a construção?”, ou seja, dúvidas muito comuns nesse cenário que podem ser sanadas a partir de um único ambiente virtual: SULTS. No módulo implantação de unidades, você pode enumerar e descrever toda as tarefas e subtarefas envolvidas nesse processo – desde a abertura do CNPJ até a inauguração da loja. Também é possível atribuir as equipes responsáveis, prazos de início e fim, acompanhar o status da ação, obter relatórios de progresso, entre outros.
Módulo Universidade Corporativa: De fato, o módulo universidade corporativa SULTS é o melhor software de cursos e treinamentos para a sua equipe. Nele você consegue criar cursos personalizados para as necessidades educativas dos colaboradores, atribuindo pontuação e certificado para aqueles que alcançarem 70% de aprovação nas provas elaboradas por você. É um ambiente colaborativo, cuja interface é amigável e pode ser acessada em qualquer lugar com conexão à internet a partir de desktop, smartphone ou tablet.
Módulo Comunicados: Já pensou na sensação de ter em uma plataforma a possibilidade de escrever um comunicado e dispará-lo de uma só vez para todos os destinatários interessados? Não basta pensar, então hora de partir para a prática! No módulo de comunicados você consegue criar informes com textos, imagens, vídeos e arquivos. Além disso, você consegue gerir quem visualizou o seu recado. Caso você não tenha tempo de enviar os comunicados todos os dias, relaxe! Basta programar o aviso e ele será disparado automaticamente pelo SULTS!
