A abertura de novas unidades, com certeza, é sinal de expansão do negócio e do crescimento de uma marca que já foi validada no mercado. Mas, afinal, o que verificar? O que acompanhar para que não haja equívocos? A chave é ter o checklist de loja certo com as perguntas certas e tudo está resolvido!
O início de novas implantações em uma rede de negócios, ainda que grandioso, carrega uma série de verificações para que seja implantada com sucesso e gere muito lucro.
Por esse motivo, ter um checklist que acompanha esse processo e promove uma vistoria completa sem deixar “brechas” é o primeiro passo rumo a uma gestão de qualidade de todos os processos.
Diante disso, neste artigo você vai descobrir a importância da escolha de um formato de checklist ágil, como estruturar essa lista de verificação inteligente, os benefícios dessa aplicação e muito mais. Confira!
A unidade está sendo iniciada: como o formato de checklist de loja pode implicar nisso?
Se este assunto te deixou curioso, é porque você está no caminho certo e porque não quer fazer parte dos seguintes dados, segundo a ABGD:
- 40% das empresas mantém seus arquivos em papel;
- 4 semanas/ano é o tempo que os gestores gastam procurando informações não digitalizadas;
- 2 horas/dia é o tempo que os gestores gastam procurando informações não digitalizadas;
- A cada 12 segundos um documento é perdido nas empresas.
De forma clara, seguindo informações reais e experiências não positivas de outras empresas, o formato de checklists e coleta de dados em papel não é a melhor opção.
E isso também se assemelha com o momento de abertura da loja – muitos pontos precisam estar bem alinhados, como organização, limpeza, atendimento, disposição dos colaboradores da loja, entre outros fatores.
Mas agora imagina: se todos esses dados se perdem? Grandes equívocos podem ser gerados!
Não é porque a implantação de uma nova loja demanda muita responsabilidade que ela precisa ser da forma mais difícil.
Nesse caso, um checklist eletrônico pode facilitar o processo de observação dessa nova loja, desde a burocracia com os documentos até mesmo o dia da inauguração.
O Checklist SULTS tem como objetivo justamente facilitar essa gestão de qualidade, além de ter formas de avaliação e resposta muito claras, através de respostas fechadas, abertas, por classificação em estrela, anexo de imagem, comentários e muito mais.
Nós entendemos que o gerenciamento de perto possibilita o sucesso de toda a rede!
A estrutura de um checklist ideal para a abertura de lojas
Se a melhor opção não é um checklist em formato de papel, por onde começar no checklist eletrônico? O que ele precisa ter?
Talvez, essas possam ser as dúvidas iniciais, isso porque, além do formato, o conteúdo e o que será verificado também ditará se o checklist foi aplicado de forma eficiente.
Vale lembrar que o objetivo da aplicação de qualquer checklist em qualquer área é o mapeamento dos processos e o acompanhamento de como eles têm sido desenvolvidos. Caso tenha sido realizados de forma incorreta deve haver a criação/aplicação de um plano de ação.
Este plano de ação tem a finalidade de consertar os equívocos encontrados através de instruções a serem seguidas para o aprimoramento de determinado ponto.
Nesse sentido, veja o que deve ser analisado em um checklist e esteja atento ao que pode ser acrescentado, considerando o cenário do seu negócio.
Checklist de loja – Seção 1 | Ambiente
Nesta seção, serão aplicadas perguntas para observação tanto do ambiente externo, quanto interno para garantir a excelência em todos os pontos de contato do cliente com a loja.
Veja algumas perguntas essenciais:
- A área interna está organizada e limpa?
- Os materiais estão organizados corretamente?
- As instalações elétricas estão em boas condições?
- O clima ambiente está agradável?
- A iluminação está adequada para realização das atividades?
- A exposição dos materiais de comunicação está de acordo com o padrão?
- Calçada está limpa?
- Há conservação da fachada?
Checklist de loja – Seção 2 | Segurança
Para garantia de segurança dos colaboradores da loja e dos clientes no momento de consumo dentro da loja, algumas questões devem ser verificadas. Confira!
- As câmeras estão funcionando e cobrindo todos os pontos da loja?
- Os seguranças estão circulando pelo ambiente?
- Os alarmes estão funcionando corretamente?
- Recursos e as saídas de emergência estão disponíveis sem nenhuma obstrução?
- Há sinalização e placas de segurança?
- Os procedimentos de segurança são seguidos na reposição de mercadorias?
Checklist de loja – Seção 3 | Estrutura de serviço
No próximo tópico, falaremos sobre o que observar em um atendimento, mas a estrutura com excelência para execução do serviço impacta diretamente. Então, o que deve ser observado nessa área?
- Há os recursos necessários para realização de atividades?
- Os equipamentos estão em boas condições?
- Há EPI’s disponíveis aos funcionários?
- Os EPI’s estão bem conservados e higienizados?
- Há comunicação efetiva entre os setores interligados?
- O caixa está com troco suficiente?
Checklist de loja – Seção 4 | Atendimento
Chegou o momento do contato direto com o cliente e isto precisa estar muito bem ajustado, já que ditará o ganho do cliente ou não nessa nova loja. Veja como o checklist pode ser aplicado e garantido a boa conduta!
- Os funcionários são proativos e solícitos com os clientes?
- Há a abordagem adequada no primeiro contato ao cliente?
- Os colaboradores atendem os clientes com gentileza e educação?
- A comunicação entre funcionário e cliente é clara?
- Com a grande demanda de clientes, o atendimento é rápido e eficiente?
- Os atendentes estão oferecendo cupom fiscal?
Essas são listas para você se basear no momento de preparação do conteúdo do seu checklist e garantir que não ficará nenhum equívoco para trás
Além delas, é importante a gestão de estoque, verificação de início de dia, frente de caixa, entre outras.
Mas, caso haja áreas específicas da nova loja em implantação, não deixe de adicionar e promover um acompanhamento qualificado!
A importância do pós-checklist
A aplicação de um plano de ação após identificar uma inconformidade é um dos pontos mais importantes para a garantia de um checklist eficiente.
No entanto, o acompanhamento da realização desse plano de ação também é fundamental para que a aplicação do checklist não se reduza a apenas uma visita à inauguração dessas lojas e, claro, para que o problema seja resolvido.
Esse acompanhamento é o que chamamos de pós-checklist. Vamos a um exemplo simples:
Suponhamos que, ainda que o ambiente interno e externo esteja adequado, a segurança esteja garantida e a estrutura do serviço completa, se o atendimento dos colaboradores não é suficiente para a experiência marcante do cliente, é necessário um plano de ação (urgente) para solucionar a situação.
Este plano de ação pode ser a promoção de mais treinamentos aos colaboradores e, na pós-aplicação do checklist, verificar se no dia da aplicação todos os colaboradores compareceram ou, por exemplo, se houve mudança na prática do atendimento e outras métricas.
No SULTS, por exemplo, esse procedimento pode ser realizado de forma ágil a partir dos dashboards gerados pelos checklists aplicados.
Neles, a franqueadora pode verificar o que foi observado pelo aplicador por meio de comentários e respostas em texto, imagens, notas e até mesmo o plano de ação proposto em detalhes.
Isso garante que, além de uma aplicação de checklist inteligente e responsável, as inconformidades sejam resolvidas!
4 principais benefícios do checklist de loja aplicado à abertura de unidades
Após todas essas informações, não podemos negar que os benefícios serão inúmeros e garantem uma abertura de loja com qualidade! Veja quais são eles:
Organização
Com a lista pronta do que precisa ser verificado, a organização é garantida e nenhum ponto é negligenciado no momento de mapeamento dos processos.
Automatização de processos
De forma automática e padronizada, o checklist auxilia na automatização de processos e análise do desempenho dessas lojas.
Redução de erros
A aplicação do checklist garante que todas as áreas estão sendo monitoradas e, com isso, os erros não serão ignorados, mas, pelo contrário, são aplicados planos de ação para o aprimoramento.
Aumento de produtividade
A realidade não sendo mais os papéis e todos os métodos mais ultrapassados, com toda certeza, o aumento da produtividade será garantido!
Viu só? O momento de abertura de loja não precisa ser o mais difícil. Com o checklist, a rotina de inspeção e aprimoramento da rede são facilitados.
Agora, aproveite para conhecer em detalhes o nosso checklist e também o depoimento dos nossos clientes sobre a utilização do SULTS na rotina operacional de diversas redes de negócio espalhadas pelo Brasil.
