A transmissão de comunicados internos na empresa é uma prática de extrema importância e que deve ser realizada de maneira planejada e com os objetivos bem definidos.
Esses comunicados são elementos-chave não só para informar os colaboradores, mas também para fortalecer uma cultura organizacional de transparência e de alinhamento aos objetivos estratégicos do negócio.
Neste artigo você conseguirá entender um pouco melhor o que são e para que servem os comunicados internos, como criar comunicados objetivos e, ainda, descobrirá qual o caminho mais simples para enviar e gerenciar essas mensagens. Boa leitura!
Comunicados internos: o que são para e para que servem?
Promover o fluxo de informações funcional e transparente é essencial à organização. E claro – essas informações precisam ser verídicas e precisam alcançar todos os colaboradores da empresa.
Uma das formas de promover esse “fluxo saudável” é a criação de comunicados internos. No Blog da Progic, Higor Lima traz a definição do termo como:
“Comunicado Interno para funcionários é a forma privativa de divulgação de informativos, acontecimentos, estratégias e demais informações relevantes de uma organização para seus colaboradores. Os comunicados internos são de extrema importância para uma empresa e devem ser feitos de maneira planejada e com objetivos bem definidos.”
E, além da necessidade de estabelecer objetivos definidos e de fazer um bom planejamento, é muito importante envolver os funcionários nos processos e nas estratégias da empresa quando falamos sobre comunicação e troca de informações.
Isso influencia diversos fatores que se refletem em ganhos para a corporação, como o engajamento, a satisfação, a autonomia, a produtividade e a motivação dos colaboradores.
Como criar comunicados internos com objetividade na mensagem?
Os informativos criados e transmitidos precisam ser entendidos logo que chegam aos destinatários, ou seja, a mensagem a ser lida pelos colaboradores deve ser escrita de maneira bastante coesa e coerente para que não haja má interpretação e distorção de informações.
Como já citado nos tópicos acima, defina os objetivos a serem atingidos a partir da transmissão daquela mensagem. Isso permitirá que você visualize se eles foram concretizados – ou não.
Tome cuidado com a linguagem. Esse não é o momento de utilizar gírias nem jargões, muito menos palavras difíceis que não serão apreendidas por todos. Revise o seu texto antes de o enviar para garantir que está de acordo com a variedade culta da língua portuguesa.
Planeje bem cada parte do comunicado – desde a mensagem, até para quem ele será enviado (apenas algum departamento ou para todos os setores, por exemplo). Para te ajudar na estruturação do informativo, veja uma sugestão bem bacana do Blog da Cobre Fácil:
1. Título: defina os remetentes, inclua quem é o destinatário e crie um título que chame a atenção dos colaboradores.
2. Corpo do texto: apresente a mensagem de forma explicativa, incluindo somente as informações necessárias.
3. Encerramento: no final, inclua o nome e o cargo do responsável pelo comunicado.
Por fim, várias são as pautas que podem compor um comunicado interno:
- Comunicado de férias de diretores, líderes e CEOs.
- Feriados nacionais, em casos em que é necessário informar se a empresa estará fechada ou aberta.
- Informação sobre novos projetos.
- Comunicado de reuniões extraordinárias.
- Mensagem de parabenização de pós-vendas.
- Demissão e admissão de funcionários.
- Parabenizações aos colaboradores promovidos.
- Informar sobre decisões que afetam de maneira direta os empregados.
E muitos outros assuntos que surgem a partir da realidade de cada negócio. A forma de veiculação dessas mensagens também pode variar, mas o caminho mais simples para enviar e gerenciar comunicados internos está diretamente relacionado a uma solução tecnológica que automatiza o processo. Confira!
O caminho mais simples para enviar e gerenciar comunicados internos na sua empresa
Criar informativos e os enviar pelos “canais comuns” – e-mail, TV, murais, redes sociais, jornais internos – pode até ser fácil, mas o complicado mesmo é analisar as métricas disso.
Quantas pessoas realmente receberam a mensagem? Quantas pessoas abriram o e-mail? Quem passou em frente ao mural e parou para ler a informação? Não tem como saber essas respostas a não ser que outro colaborador fique responsável por fazer esse monitoramento (o que é inviável e trabalhoso).
Por isso, o caminho mais simples para enviar e gerenciar comunicados internos na sua empresa é investir em um portal corporativo online que facilita a criação de informativos – com textos, imagens, vídeos, links e outros arquivos – e, principalmente, que gera métricas a partir da visualização da mensagem.
Um portal corporativo online de bastante relevância no mercado é a ferramenta Comunicados da plataforma de gestão SULTS.
Além dos diversos recursos para a criação de comunicados mais chamativos e atraentes, o SULTS Comunicados otimiza o envio de informativos em massa. Ou seja, você cria a mensagem personalizada uma só vez e envia para os colaboradores.
Outras duas funcionalidades bem bacanas são: o monitoramento de quem visualizou o informe e a possibilidade de programar o disparo automático das mensagens no dia e na hora que você precisar.
Ainda, quando o comunicado for de extrema importância, assim que o colaborador entrar no SULTS, o informe aparecerá na tela e só sairá quando o usuário clicar que está ciente sobre a mensagem.
De fato, essa não é a única ferramenta do SULTS que faz toda a diferença na gestão de empresas de sucesso. Continue a leitura e conheça um pouco melhor essa plataforma que vem revolucionando a gestão de diversas redes ao redor do Brasil.
Você já conhece o SULTS?
SULTS é a plataforma de gestão mais completa do mercado que atende muito bem às necessidades de gerenciamento de redes de franquias, de filiais, de associações, de redes de licenciamento e de diversos outros segmentos, como alimentação, indústria, drogaria, educação, entre outros.
Com mais de 20 ferramentas integradas, o SULTS tem tudo o que você precisa para gerenciar a comunicação, engajar seus colaboradores, garantir a qualidade do seu negócio, aumentar a produtividade e conduzir todas as atividades do dia a dia no ambiente de trabalho.
Com o SULTS você se conecta com os seus colaboradores de uma maneira totalmente inovadora: construindo relacionamentos mais significativos e duradouros, conhecendo melhor suas necessidades, identificando novas oportunidades e resolvendo os problemas de comunicação da sua rede de franquias de forma mais ágil.
Além da possibilidade de direcionar leads, colaboradores e franqueados, você poderá acompanhar oportunidades, atividades, interações e ter a visibilidade de todos os estágios de negociação. Seus registros podem conter desde anotações de chamadas e conversas sobre negociações e orçamentos, até arquivos compartilhados.
Ainda, você pode configurar o seu software para criar listas diárias de tarefas, programar o disparo de comunicados, acionar e-mails, aplicar checklists, disponibilizar cursos e treinamentos à equipe, criar agenda compartilhada, entre outros recursos.
Acessando os bancos de dados criados no sistema de gestão, você tem acesso a uma gama de informações sobre a operação do seu negócio, como a performance dos colaboradores, os relatórios obtidos na consultoria de campo, pedidos de compra, treinamentos realizados e muito mais.
Nesse sentido, é possível analisar esses dados e definir, junto ao seu time, o que deve ser aprimorado para que o sucesso de toda a rede seja atingido.
Conheça mais 5 das principais ferramentas do SULTS
Checklist SULTS: O checklist é uma das ferramentas mais utilizadas pelos usuários SULTS, porque ela é adaptável, dinâmica e serve para diversas situações, como supervisão de lojas, auditorias, consultorias de campo etc. Sabemos que cada empresa é única e que possui as suas peculiaridades. Por isso, no Checklist SULTS você consegue não só personalizá-lo de acordo com as demandas da sua empresa, mas também partir das respostas obtidas para criar planos de ação e acompanhá-los de perto.
Expansão SULTS: Nesta ferramenta, diversas etapas do funil de vendas são automatizadas, o que permite a você mais tempo para garantir a qualidade dos processos em execução e, consequentemente, o aumento do faturamento. Em outras palavras, o SULTS também é um CRM de vendas que proporciona as ferramentas necessárias para o seu time: canais de vendas, gerenciamento de pipelines, automação e suporte para vendas recorrentes.
Implantação de Unidades SULTS: No Sistema de Implantação de Unidades SULTS, você pode enumerar e descrever toda as tarefas e subtarefas envolvidas nesse processo – desde a abertura do CNPJ até a inauguração da loja. Também é possível atribuir as equipes responsáveis, prazos de início e fim, acompanhar o status da ação, obter relatórios de progresso, entre outros.
Universidade Corporativa SULTS: De fato, essa plataforma é o melhor software de cursos e treinamentos para a sua equipe. Nela você consegue criar cursos personalizados para as necessidades educativas dos colaboradores, atribuindo pontuação e certificado para aqueles que alcançarem 70% de aprovação nas provas elaboradas por você. É um ambiente colaborativo, cuja interface é amigável e pode ser acessada em qualquer lugar com conexão à internet a partir de desktop, smartphone ou tablet.
Disco Virtual SULTS: Esse ambiente é ideal para o carregamento e a disponibilização de documentos e arquivos importantes à operação da empresa de forma eficiente e segura. No Sistema de Disco Virtual SULTS é possível atribuir permissões de visualização aos usuários (disco público, disco da rede, disco das unidades), controlando o acesso aos arquivos e garantindo a segurança da operação.
O SULTS é a plataforma de gestão mais completa do mercado e, sem dúvidas, é também a ferramenta digital, online e acessível ideal para garantir a eficiência da criação e da gestão de comunicados internos da sua empresa.
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