Sistema de gestão para franquias: 7 dicas importantes

Antes de mais nada, vamos entender o que é um sistema de gestão para franquias?

O sistema de gestão para franquias é responsável por centralizar toda a operação da rede franqueadora, a fim de conectar e integrar setores e departamentos em uma única plataforma online na qual os dados possam ser acessados simultaneamente por todos os usuários permitidos, otimizando e automatizando processos da rotina empresarial.

O sistema reúne e integra dados valiosos de franqueados (atuais e potenciais) e de procedimentos internos do negócio por meio de módulos, como expansão, checklist, implantação de unidades, entre outros, a fim de melhorar a comunicação entre os colaboradores e viabilizar processos e projetos dentro da rede franqueadora. Bacana, não é?

A nossa intenção com esse post é fornecer todas as informações necessárias para instruir você a fazer a melhor escolha para o seu negócio.

Funções essenciais em uma plataforma de gestão:

  • Garantir a comunicação entre franqueadores e franqueados;
  • Integrar vários níveis e unidades da rede por meio de uma gestão modular;
  • Habilitar funções para controle das operações de cada franquia;
  • Emitir relatórios com base em indicadores específicos;
  • Possibilitar o compartilhamento de dados, com acesso exclusivo baseado em permissões para usuários e unidades;
  • Viabilizar treinamento e capacitação online, para facilitar a organização e padronização da operação;
  • Assegurar a gestão financeira completa;
  • Consentir a integração com outros sistemas fundamentais para sua operação.

No sistema de gestão para franquias, cada colaborador da rede de franquias possui login e senha individuais para acessar os dados que os administradores da rede permitirem. Esse sistema traz benefícios para ambos os lados (franqueador e franqueado), visto que o fácil acesso às informações estreita o relacionamento empresarial, garante o padrão de qualidade da rede e a relação saudável entre colaboradores e equipes.

Tecnicamente falando, as redes de franquias podem utilizar o sistema de gestão para:

  • Gerenciar o processo de expansão da rede;
  • Acompanhar e orientar a  implementação de novas unidades;
  • Aplicar checklists online  para supervisão de loja, consultoria de campo e auditoria;
  • Analisar relatórios dos checklist aplicados em período determinado por você;
  • Criar planos de ação de acordo com os resultados obtidos;
  • Administrar chamados   em aberto, em andamento e concluídos;
  • Obter relatórios de satisfação de atendimentos dos chamados para identificar falhas;
  • Disponibilizar documentos em nuvem  delimitando o acesso somente para colaboradores com permissão;
  • Oferecer cursos e treinamentos  online para os colaboradores com provas e certificados após aprovação;
  • Atribuir tarefas e subtarefas  a cada colaborador, delimitando prazos para entrega;
  • Disparar comunicados  e   notícias  ao mesmo tempo em no mesmo formato para toda a rede;
  • Configurar agenda colaborativa  para saber sobre a rotina dos seus colaboradores;
  • Monitorar os pedidos de compra  dos seus franqueados para saber sobre suas demandas mais recorrentes;
  • Melhorar o acesso às informações de forma equivalente para toda a rede de franquias, entre outros.

“– Certo! Procurei na internet e encontrei diversos sistemas de gestão que prometem todas as funções que li acima. Mas e agora, qual sistema devo escolher para a minha rede de franquias?”

Voilà! Vamos, finalmente, às dicas para definir o sistema ideal para a sua rede de franquias:

1. Avalie competências da equipe responsável pelo sistema de gestão

Comece por uma avaliação de competências da equipe responsável pelo sistema de gestão – o time se interessa em saber sobre as especificidades do seu negócio? Há analistas de sucesso dispostos a trilhar com você? Você poderá contar com uma equipe de suporte eficiente? –. Um grupo qualificado e talentoso vai garantir uma parceria duradoura, pois é certeza de que necessidades futuras surgirão, mesmo que você nem as imagine, e o atendimento bem sucedido delas dependerá das respostas anteriores.

2. Tenha em mente as demandas da sua rede de franquias

Atualmente, qual é a dor que você sente ao pensar na gestão da sua rede de franquias? O que te tira o sono à noite? Se a equipe se interessar em ouvir essas respostas e se o sistema for capaz de atender às demandas em tempo real, então um dos principais requisitos foi atendido e, enfim, suas noites de sono serão mais tranquilas!

“Gestão de sucesso do cliente é a orquestração proativa da jornada do cliente rumo ao seu, sempre evoluindo, resultado esperado.” (Lincoln Murphy)

3. Questione-se: é adaptável ao meu negócio?

Como bom entendedor, você já sabe que as operações de uma rede de saúde e bem-estar possui operações bastante diferentes de uma rede de alimentação, concorda? Por isso, é fato que um sistema de gestão para redes de franquias deve ser personalizável conforme as especificidades de cada negócio. Então, antes de tudo é preciso ter bem delineado metas, objetivos, operações, processos e projetos da sua rede para que a equipe da plataforma de gestão possa dar um parecer se todas as necessidades podem ser atendidas ou não. Para quê comprar uma escova de dentes se eu sou banguelo? – reflita, rsrs.

4. Assegure o acesso às métricas geradas pelo sistema de gestão

Já dizia o professor e estatístico W. E. Deming – “O que não se mede, não se gerencia”. Por isso, é de suma importância que o sistema de gestão selecionado esteja apto para gerar relatórios de cada tipo de operação registrada nele – seja expansão, sejam chamados em aberto/em andamento/concluídos, seja nível de satisfação de atendimento, TUDO! A análise de métricas está estreitamente relacionada à tomada de decisões. Não basta arquivar as informações, a plataforma deve ser também a sua principal aliada para o gerenciamento do negócio. Combinado?!

5. Confirme a automatização de processos repetitivos

Um dos principais objetivos ao utilizar um sistema de gestão é justamente automatizar processos repetitivos, como a aplicação de checklists em consultorias de campo, aplicar treinamentos para novos colaboradores, agendar reuniões semanais com os departamentos da empresa, entre outros. E claro, reduzir custos também, afinal de contas você não precisará imprimir tantos documentos como antes. A Amazônia agradece! Nesse sentido, é necessário garantir que a plataforma avaliada seja suficiente para fazer a automatização desses procedimentos corriqueiros para que o seu valioso tempo realmente seja otimizado.

6. Certifique-se de que haverá integração

Junto à automatização, a integração também é característica fundamental em um sistema de gestão para redes de franquias. Ele deve, de fato, integrar todas as atividades de todos os setores de uma empresa em apenas um software. De nada adianta uma ferramenta como essa se ainda há ruídos na comunicação da minha rede ou se ainda não consigo acessar e administrar as informações do meu lead onde e quando eu quiser.

7. Ateste a segurança e a privacidade dos seus dados

Alerta vermelho para: PAPO SÉRIO!

Quem é que gostaria de ter os dados da sua empresa vazados? Absolutamente ninguém! Por esse motivo a segurança e a privacidade dos dados merecem toda a atenção na hora de escolher o sistema de gestão para a sua rede de franquias. Existem protocolos e normativas internacionais que regulam procedimentos de segurança da informação e encontrar uma empresa que atenda a esses requisitos é a sua missão como um excelente gestor.  Saiba alguns parâmetros essenciais que devem ser atendidos:

Confidencialidade – somente usuários autorizados podem acessar as informações, independente de qual é o estágio de atualização desse banco de dados;

Autenticidade – Para garantir o selo de validade e originalidade, a informação deve ter a confirmação de autoria;

Integridade – Desde a sua transmissão até o seu recebimento no destino, a informação não deve apresentar, de maneira alguma, nenhuma alteração ou degradação;

Disponibilidade – o acesso à informação pelos usuários permitidos deve ser ágil e sem complicações.

Pronto! Acreditamos que agora sim você está pronto para definir qual o sistema ideal para a sua rede de franquias. Até logo!

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