5 Dicas para criar um plano de ação eficiente!

“Apliquei o checklist em determinada unidade da minha rede de franquias e identifiquei alguns processos que precisam ser aprimorados. E agora, como devo elaborar um plano de ação?”

Em alguns instantes responderemos à sua pergunta, mas antes vamos contextualizar o tema de hoje e dar uma definição para o que chamamos de plano de ação.

Segundo o Siteware, “Um plano de ação é uma forma organizada e que segue uma metodologia definida para definir metas e objetivos, as atividades que devem ser realizadas, apontar os responsáveis por desenvolver cada uma delas e acompanhar o andamento de um projeto, para que se possa atingir os melhores resultados.”.

Partindo dessa definição, decidimos criar um conteúdo especial para você que ainda não sabe muito bem como estruturar um plano de ação. Agora sim! Vamos para as dicas?

Dica 01: Defina e esclareça os objetivos do plano de ação

Pois bem! Você, consultor(a), aplicou o checklist em determinada franquia e identificou quais são os pontos que precisam ser repensados, processos que precisam ser melhorados por diversos motivos. A partir dessa análise é fundamental considerar o planejamento estratégico da empresa. Ou seja, quais são os objetivos da rede?

Após refletir sobre esses objetivos macro, observe como aqueles processos falhos identificados no momento da consultoria/auditoria contribuem (ou não) para o planejamento estratégico de todo o negócio. Com isso, você e sua equipe poderão visualizar melhor e definir quais atitudes cotidianas precisam ser alteradas para contribuir para o atingimento das metas corporativas.

Dica 02: Elabore uma lista de tarefas e atribua ao time

Com a elaboração de uma lista de tarefas relacionadas ao plano de ação, você saberá qual colaborador é o mais indicado para a realização de cada atividade. É importante explicar a cada responsável sobre o que deve ser feito e dar abertura a ele também, caso ele não se sinta à vontade com aquela incumbência. Assim, todos terão a consciência do que deve ser feito e isso diminuirá bastante as chances de erros e atrasos.

Pode acontecer de haver tarefas maiores do que outras. Então, é necessário fragmentar essas tarefas em subtarefas para facilitar a execução e o gerenciamento delas.

Dica 03: Crie metas estimáveis

Certo! Agora que você refletiu sobre o que deve ser melhorado na fase acima e atribuiu as tarefas para cada colaborador, é hora de criar metas progressivas e que podem ser calculadas, mensuradas. Essa característica mensurável das metas vai permitir que você e sua equipe consigam ver a evolução do plano de ação, o que é muito bacana para manter a motivação de realizar um bom trabalho, focando sempre os objetivos pré-estabelecidos!

Inclusive a partir dessa visualização, se você como gestor/líder da equipe percebe que as metas não estão sendo atingidas, é hora de chamar todo mundo e conversar. Pergunte o que está acontecendo e o que deve ser feito para melhores resultados. O diálogo é fun-da-men-tal.

Dica 04: Em consenso, defina os prazos para a entrega das tarefas

A definição de prazos para a entrega das atividades distribuídas é tão importante quanto o estabelecimento das metas a serem atingidas, até porque o projeto precisa ter uma conclusão!

Mais uma vez: converse com a sua equipe para saber o tempo que cada um necessita para executar as tarefas da melhor forma possível.

Com os prazos estabelecidos você conseguirá gerenciar melhor o andamento do projeto e os colaboradores também poderão identificar quais ações são mais urgentes e quais podem esperar mais um pouquinho.

Sem falar que, se todos estão cientes do quê e até quando precisa ser feito, a chance de ruídos na comunicação é quase nula.

Dica 05: Acompanhe de perto a execução das tarefas atribuídas

Não pense que a sua parte como líder de uma equipe termina na dica número quatro: você precisa estar presente e atuante em todas as etapas, principalmente nesta aqui.

A sua presença constante deve ser benéfica em todos os sentidos: para o sucesso do plano de ação, para o desenvolvimento profissional do colaborador (uma vez que ele aprenderá ofícios novos) e para o seu próprio controle sobre o desempenho da equipe.

Uma boa maneira de acompanhar as atividades é solicitar um relatório semanal, descrevendo o que foi realizado e o que ficou pendente, por exemplo.

Reforce sempre os objetivos do plano de ação e mantenha os seus colaboradores engajados para fazerem bem as tarefas propostas e para atingirem todas as metas previstas.

E aí, gostou das nossas dicas?

Sem dúvidas, a partir desse conteúdo você saberá estruturar os primeiros passos para um plano de ação realmente eficiente.

Até a próxima!

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